8 dicas de organização de arquivos para advogados

Como organizar os arquivos do seu escritório de advocacia, a um preço baixo, melhorando a performance do trabalho e melhorando a rentabilidade? Diante da crise na qual se encontra o Brasil, o mercado está mais exigente e procura profissionais que tenha além de qualidade, um bom atendimento. Investir em um escritório de advocacia com arquivos organizados, pode ser a estratégia que faltava para você ter uma gestão mais eficiente de trabalho e, com isso, conseguir atender mais clientes.
Saber prestar o serviço jurídico é também acumular papéis em sua mesa para estudar os processos. Se você não criar um desenvolvimento e controle de processos, saber o que, onde e quando arquivar seus documentos, fica fácil perder prazos e, consequentemente perder clientes.

Para que isso não aconteça, a Tá em Ordem, empresa de Organização de Arquivos e Auditoria, tem a solução para a sua empresa de advocacia de como organizar seus arquivos em 10 passos.

1. Gestão

Primeiro, antes de qualquer passo, pense em quais processos/ações você toma no seu dia a dia para manter o seu escritório organizado.
Você, por exemplo, possui alguém para te ajudar? Se possui, é interessante pensar se as tarefas que ambos desempenham estão definidas. Aqui as perguntas que devem ser feitas são: vocês tem um cadastro de clientes? quem faz as cobranças? você sabe quem são as pessoas que estão inadimplentes? onde estão arquivados casos já resolvidos? há uma lista de clientes antigos - já parou para pensar que estas pessoas podem estar precisando de alguma coisa extra?

Sem gestão, sem memória da empresa.

2. Meus arquivos

Após ter pensado nos processos, você já deve saber o que é importante guardar ou o que você precisa consultar de maneira rápida. Então, a primeira coisa a fazer é separar o que deve ficar arquivado junto a sua mesa e o que deve ser guardado em pastas em um armário.

3. Método de organização de arquivos de itens que você precisa ter na sua mesa

Um advogado sempre tem uma pilha de itens na sua mesa. Mas elas não precisam ficar jogadas com risco de misturar com outros papéis ou você esquecer de qual item deveria começar primeiro.
Para organizar arquivos em sua mesa também deve-se ter um método rigoroso para catalogar todo este material. Compre pastas tipo caixa e etiquetas coloridas, que tal? Divida por tema: contas clientes, contas escritórios... Assim sua mesa fica com mais espaço e você não fica preocupado em perder algum papel no meio da bagunça.

Não esqueça de comprar algumas pastas extras, mais clientes são mais documentos, certo?

4. Cuidado ao separar os documentos

Lembre-se que você está organizando o arquivo para sua empresa e todos nela devem conseguir entender e seguir um padrão. Se você notar que os papéis na sua mesa, já não fazem mais parte da sua rotina de trabalho, este é o momento de arquivá-los. Mas lembre-se: qualquer um que acessar o arquivo deve entender e encontrar de maneria fácil o que procura.

5. Montando um arquivo para seu escritório de advocacia

Se você ainda não tem um espaço, é melhor arrumar um. Lembre-se que cada documento tem um prazo específico para ser guardado. Você como advogado sabe o valor de um documento! Não vai ser você que vai jogar algo importante fora, né!

6. Fluxo de trabalho

Cobre dos funcionários organização. Muitos cometem o mesmo erro. Gastam muito tempo arrumando o arquivo e depois de um mês, quando percebem, o escritório está uma bagunça novamente. É preciso criar uma rotina para arquivar documentos, veja a demanda de seu escritório e cobre resultado de seus advogados.

7. Gavetas

As gavetas são ótimas para ajudar pessoas a organizar a mesa, mas podem ser consideradas uma armadilha também. Quem já não fez isto? Sabia que um cliente iria chegar e juntou tudo na gaveta? Se você criar uma rotina de trabalho, sua gaveta também vai estar organizada e você vai poder voltar a guardar nela seus itens pessoais como escova de dentes e, no caso das mulheres, uma rasteirinha para descansar os pés.

8. Sem preguiça

Separe quinze minutos do seu dia para se preocupar com a organização. Um ambiente organizado traz um ar mais profissional ao ambiente.

Caso tenha ficado com alguma dúvida, a Tá em Ordem é uma empresa de Organização que pode ajudar você trazendo as melhores soluções para advogados de como melhorar seus processos e organizar seu escritório de advocacia.

Envie um e-mail para dúvidas.